Kurz gesagt: Klären Sie vor der Bestellung, welche Form die Behörde verlangt, ob Scan oder Original genügt, ob eine Apostille nötig ist und bis wann Sie die Übersetzung brauchen. So vermeiden Sie Rückfragen und doppelte Kosten.
Vor der Bestellung
- ☐ Welche Dokumente verlangt die Stelle genau, und in welcher Sprache?
- ☐ Beglaubigte oder einfache Übersetzung? (Unterschied)
- ☐ Scan/PDF oder Original mit Stempel?
- ☐ Apostille, Legalisation oder beglaubigte Kopie zusätzlich? (Apostille oder Legalisation)
- ☐ Wie viele Ausfertigungen werden benötigt?
- ☐ Frist der Behörde und Postlaufzeit einplanen. (Dauer)
Dokument und Angaben
- ☐ Alle Seiten scannen, auch Rückseiten, Stempel und Anmerkungen.
- ☐ Gut lesbar, nicht abgeschnitten, ohne Schatten.
- ☐ Namensschreibweise festlegen (in der Regel wie im Reisepass).
- ☐ Zielbehörde und Zweck als Hinweis angeben.
Nach Erhalt
- ☐ Namen, Daten und Zahlen mit dem Original vergleichen.
- ☐ Vermerk, Stempel und Unterschrift vorhanden?
- ☐ Übersetzung und Kopie fest verbunden bzw. vollständig als PDF?
- ☐ Bei Beanstandung durch die Behörde: Grund notieren und beim Anbieter melden.
Häufige Fragen
Wo finde ich die Anforderungen meiner Behörde?
Meist auf der Webseite der Behörde als Merkblatt oder Checkliste. Im Zweifel telefonisch oder per E-Mail nachfragen und die Antwort aufbewahren.